Opintomatkoja koskevat periaatteet

 

YHDISTYKSEN OPINTOMATKOILLA NOUDATETTAVAT PERIAATTEET

 

Nämä periaatteet on hyväksytty Urheiluoikeuden yhdistyksen hallituksessa syyskuussa 2013. Periaatteiden soveltamisesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaisee yhdistyksen hallitus.

 

1. Oikeus osallistua yhdistyksen opintomatkoille

Yhdistyksen opintomatkat on tarkoitettu pääasiallisesti yhdistyksen jäsenille. Muita henkilöitä, kuten perheenjäseniä, jäsenyyttä hakeneita tai opiskelijoita voidaan hallituksen erillisellä päätöksellä hyväksyä mukaan, mutta vain siinä tapauksessa, että matkan osanottajakiintiössä on tilaa. Muille kuin jäsenille ei anneta matkatukea yhdistyksen varoista.

 

2. Osanottajien valintajärjestys

Matkalle pääsevät valitaan siinä järjestyksessä kuin ennakkomaksut näkyvät yhdistyksen pankkitilillä. Saman pankkipäivän sisällä näkyville tulevien maksujen kesken etusija ratkeaa muun ilmoittautumistavan (esimerkiksi sähköposti) mukaisessa aikaprioriteettijärjestyksessä (toisin sanoen eri pankkien noudattamien tietojärjestelmäajojen kellonajoilla ei ole ratkaisevaa merkitystä). Osanottajien valinnassa huomioidaan vain sellaiset ennakkomaksut, jotka ovat tulleet näkyville yhdistyksen pankkitilille vasta sen jälkeen, kun matkalle ilmoittautuminen on virallisesti avattu.

Ilmoittautuminen on avattava samanaikaisesti kaikille jäsenille siten, että ilmoittautumisohjeet sisältävä jäsenkirje postitetaan sähköpostina ja paperikirjeiden osalta jätetään postin kuljetettavaksi samana päivänä.

Lopullisen päätöksen matkalle pääsevistä henkilöistä tekee riitatilanteessa yhdistyksen hallitus näiden kriteerien mukaisesti.

Matkoille voidaan ottaa myös jonotuslista. Jonotuslistalle ilmoittautuneiden henkilöiden kesken etusija määräytyy jonotuslistalle ilmoittautumisen mukaisessa järjestyksessä (koska jonotuslistalle tulosta ei peritä ennakkomaksua). Jonotuslistalla ensimmäisenä oleva saa vapautuvan paikan, mikäli maksaa paikan vapauduttua ennakkomaksun sihteerin määräämässä kohtuullisessa ajassa. Jos maksua ei makseta määräajassa, paikkaa tarjotaan listalla seuraavana olevalle.

Osanottajan vaihtumisesta mahdollisesti aiheutuvat lisäkulut katetaan ensisijaisesti osanottonsa peruuttaneen henkilön maksamasta ennakkomaksusta. Jos tämä ei riitä kattamaan lisäkuluja, jonotuslistalta mukaan tulevan on katettava lisäkulujen erotus päästäkseen mukaan matkalle.

 

3. Omien matkajärjestelyjen käyttäminen

Matkalle saa osallistua myös omin matkajärjestelyin, kunhan osanottaja hoitaa erityisjärjestelynsä itse. Lisäksi yhdistyksen matkatuki rajataan lähtökohtaisesti vain yhteisillä järjestelyillä matkustaville, ellei hallitus tapauskohtaisesti toisin päätä.

Ennakkotapaus 15.8.2018: Jäsen sai täyden matkatuen, vaikka jätti paluulennon käyttämättä hyväksyttävästä syystä.

 

4. Maksujen suorittaminen

Ilmoittautuminen on sitova vasta ennakkomaksun näkyessä yhdistyksen pankkitilillä.

Osanottajalle, joka ei ole maksanut loppumaksua ennen lennon lähtöä, ei luovuteta lentolippua.

Jokainen osanottaja maksaa omista erityisjärjestelyistään tai laiminlyönneistään aiheutuvat lisäkustannukset itse. Aiempien matkojen rästien maksaminen on edellytys uudelle matkalle ilmoittautumiselle.

Matkan hinnan ilmoittamisen jälkeen osanottajilta tai matkansa peruuttaneilta ei peritä sellaisia erillismaksuja (esim. otteluliput), joita hinnan ilmoittamisen yhteydessä ei ole erikseen kerrottu, vaikka ilmoittautumisajan jälkeen sellaisia tulisi ilmi.

Yhdistys voi tarvittaessa käyttää matkoihin perustuvien saatavien perinnässä myös oikeudellista perintää, jos saatavan suuruus on merkittävä. Oikeudellisiin perintätoimiin ryhtyminen edellyttää aina hallituksen päätöstä.

 

5. Peruutukset

Maksettuja ennakko- tai loppumaksuja ei peruutustilanteessa palauteta osanottajalle muuta kuin siinä tilanteessa, että lentoyhtiöltä tai hotellilta saadaan vastaava palautus. Hallitus voi myöntää tästä pääperiaatteesta tapauskohtaisia poikkeuksia ainoastaan painavasta syystä. 

 

6. Huonejako

Mikäli 2 hengen huoneisiin ilmoittautuu pariton määrä osanottajia, kultakin näin ilmoittautuneelta peritään maksu 2 hh:n mukaisena, vaikka yksi osanottajista saisikin parittomuuden vuoksi 1 hengen huoneen. Matkanjohtaja valitsee 1 hh:n saavan osanottajan. Huoneiden hintaero jää tällöin yhdistyksen tappioksi.

 

7. Käyttäytyminen matkan aikana

Matkalle osallistuvien on lähtökohtaisesti osallistuttava matkan yhteiseen ohjelmaan. Matkanjohtaja voi tapauskohtaisesti myöntää poikkeuksia tästä pääperiaatteesta. Mikäli matkan jälkeen havaitaan, että joku osanottajista on laiminlyönyt osallistua vähintään puoleen matkan viralliseen ohjelmaan kuuluvista tilaisuuksista, yhdistyksellä on oikeus jälkikäteen periä kyseiseltä henkilöltä yhdistyksen matkatukea vastaava lisämaksu. Hallitus päättää matkatuen takaisinperinnästä kussakin tapauksessa erikseen.

Opintomatkojen ohjelmaan pyritään sisällyttämään yksi kaikille osanottajille yhteinen illallinen. Mikäli illallinen on mainittu ennen matkalle ilmoittautumista julkaistussa virallisessa matkaohjelmassa, jokainen matkalle osallistuva on velvollinen maksamaan yhdistykselle myös osuutensa illallisen kustannuksista, vaikka ei osallistuisikaan illalliselle.